Hvad fokuserer vi på?
Organiseringen i almen praksis, herunder hvilke arbejdsopgaver de enkelte faggrupper varetager, tidsforbruget og lignende.
Datagrundlag
- Spørgeskema, som udfyldes af hver enkelt praksis
Spørgeskemadata opgøres for hver praksis i klyngen, hvilket giver mulighed for at sammenligne på tværs af praksis. Hvor det er relevant, opgøres data også på klyngeniveau.
Bemærk: Denne klyngepakke er målrettet klynger, hvor praksis er indforståede med, at data ikke er anonyme internt i klyngen. Oplysninger som antal ejere, antal læger og fordeling af faggrupper fremgår og kan identificere de enkelte praksis. Data præsenteres som vanligt med bogstavskoder.
Tidsforbrug:
Spørgeskema: ca. 1 time, besvares af én fra hver praksis
Klyngemøde: Forventet 2-3 timer
Baggrund
Tid er en af de mest værdifulde og mest pressede ressourcer i almen praksis. Hverdagen i almen praksis rummer mange opgaver: konsultationer, telefonvisitation, journalføring, svar på prøver, administrative krav, ledelse og kontakt med andre sundhedsaktører. Effektiv organisering og tidsstyring er afgørende for både faglig kvalitet, patientsikkerhed og arbejdsglæde.
Det handler ikke om at presse flere opgaver ind, men om at skabe en bæredygtig arbejdsdag med plads til faglig fordybelse, pauser og fleksibilitet. En tydelig struktur gavner både læger, personale og patienter og understøtter det, der er vigtigst i lægelivet.
Formålet med pakken er at understøtte refleksion over organisering og tidsforbrug i egen praksis og at lad sig inspirere af andre praksis.
Denne klyngepakke giver praksis mulighed for at:
- Sammenligne organisering og opgavefordeling på tværs af praksis i klyngen
- Dele erfaringer og identificere gode løsninger
- Få inspiration til at skabe en mere bæredygtig hverdag i praksis
Praktisk information og planlægning af klyngemødet
- Klyngepakken kan anvendes både med og uden ekstern facilitator.
- Hvis der ønskes ekstern facilitering anbefales det at benytte en af MidtKrafts praksisudviklingskonsulenter. I kan finde kontaktoplysninger på alle praksisudviklingskonsulenter her: Ledelse og udvikling i praksis | Midtkraft.
- Klyngepakken er målrettet klynger, hvor praksis er indforståede med, at data ikke er anonyme internt i klyngen.
- Oplysninger om f.eks. antal ejere, antal læger og faggruppesammensætning vil fremgå.
- Data præsenteres som vanligt med bogstavskoder, men det vil være muligt at identificere de enkelte praksis.
- Bestil klyngepakken senest 8 uger før mødet for at sikre tid til:
- Klyngeteamet udsender spørgeskema til praksis i klyngen.
- Hver praksis besvarer et spørgeskema. Det kræver en intern aftale i praksis om, hvem der svarer. Ofte udfyldes det af en læge eller en praksismanager i samråd med lægerne. Det tager ca. 1 time at besvare spørgeskemaet.
- Klyngeteamet analyserer data, udarbejder PowerPoint og sender det færdige materiale til klyngekoordinatoren ca. 14 dage før klyngemødet.
- Mødefacilitator (intern eller ekstern) anbefales at:
- Gennemlæse data og PowerPoint-materialet forud for mødet.
- Forberede spørgsmål til drøftelse på baggrund af besvarelserne.
Drøftelse i klyngen
Forslag til drøftelser i klyngen på baggrund af spørgeskemadata:
- Organisering af bookninger
- Organisering af arbejdet med akutte patienter
- Organisering af konsultationstyper
- Organisering af kontakt pr. telefon og video
- Planlagt arbejdstid og hvad den bruges til, herunder:
- Patientrelateret mail og kommunikation
- Supervision
- Administration
- Ledelse og evt. særlige udfordringer
- Organisering af personale- og ledelsesmøder og sociale arrangementer
- Hvad tænker vi om egne data?
- Hvilke fordele og ulemper ser vi ved organisering i de forskellige praksis i klyngen?
- Hvad tager vi med hjem?
- Skal vi ændre noget i vores egen praksis?
Hvis I vælger at arbejde videre med emnet, så aftal en dato for et opfølgende møde.
I har mulighed for at bestille opfølgende data hos klyngeteamet, typisk et år efter klyngemødet.
Opfølgende aktiviteter i egen praksis
Effektiv organisering og tidsstyring kræver tilpasning og justering over tid. Sæt derfor tid af til at overveje, hvordan du/I i egen praksis vil arbejde med fokus på tidsforbrug og organisering.
En metode kan være at evaluere og justere løbende. F.eks. ved at afsætte tid af en gang om måneden til refleksion:
-
-
- Hvad fungerer godt?
- Hvad tager uforholdsmæssig meget tid?
- Hvilke opgaver kan optimeres eller uddelegeres?
-
Citat fra klyngemedlem, der har arbejdet med pakken
”Arbejdet med vores egen organisering og tidstyring har ført til konkrete ændringer i medarbejdersammensætning i klinikken og tilrettelæggelsen af opgaver.”